Авансовый отчет

Для того, что бы учесть все расчеты с подотчетными лицами за всевозможные денежные средства, которые выдаются предварительно на необходимые производственные нужды, производится авансовый отчет.

Денежные средства на нужды производства могут быть израсходованы на приобретение хозяйственного инвентаря, на оплату командировок и другие нужды.

Иногда бывает, что сотрудник может приобрести для нужд компании что-то необходимое, а потом попросить вернуть ему за это деньги, а этом случае авансовый отчет не составляется, так как на такое приобретение деньги не выдаются заранее.

При составлении финансового отчета, сотрудники обязаны прикладывать документы, которые подтвердят все произведенные расходы. При наличии данной документации авансовый отчет будет полным, то есть будут учтены не только все расходы, но и рассчитан налог на прибыль. Если подтверждающих документов нет, то расходы подотчетного лица рассчитать будет проблематично, поэтому, перед тем, как заполнить отчет, приведите в порядок все документы. Безопаснее всего привести документы в хронологический порядок, проверить их на корректность оформления, пронумеровать. Если документы имеют большой размер, то его следует приклеить к листу формата А 4, например билет на электричку. Посадочные талоны, кассовые чеки и другие документы, которые могут потерять цвет, лучше отксерить.

Все компании, за исключением бюджетных организаций, составляют финансовый авансовый отчет по форме номер АО-1. Настоящая форма утверждена Госкомстатом России от 01. 08. 2001 г., за номером 55. Соответствующий отчет составляется в одном экземпляре, но если вы сделаете для себя копию, это не помешает. Заполняется отчет двумя способами: на бумаге и при помощи программных обеспечений, которые потом распечатываются, так как на отчетах обязательны подписи отчитывающихся.

Авансовый отчет является документом двухсторонним, то есть, одну сторону заполняет сам сотрудник, а другую сотрудник бухгалтерии. На лицевой стороне финансового авансового отчета обязательно указывается наименование компании, Ф.И.О сотрудника, в каком подразделении он работает, табельный номер, назначение аванса, должность, проставляется дата и номер отчета. Предъявить авансовый отчет сотрудник обязан в течении двух, максимум трех рабочих дней. После того, как в бухгалтерии будет отчет проверен, заполняется вторая сторона отчета, ставится отметка, что отчет проверен. В том случае, если имел место оправданный перерасход, сотрудник может получить дополнительную сумму, если перерасход не оправдан, деньги не выплачивается.