Организация электронного документооборота, когда и почему необходимо проводить на предприятии

Наш современный мир все больше отдает предпочтение бумагам электронике и вот почему: Электронный документооборот позволит обрабатывать имеющуюся информацию качественнее и быстрее, это во-первых. Во-вторых, сводится на нет возможность утери информации или попадания ее в руки конкурентов, что чревато серьезными проблемами.

Давайте немного проанализируем ситуацию в тех предприятиях, которые работают «по старинке», с «бумажками»: Документы на бумаге часто просто теряются, или же их накапливается такое множество, что бывает невозможно определить назначение документа и его источник. Документы, выполненные в бумаге, часто попадают в чужие руки. Для того, чтобы найти нужный документ, или сделать тематическую подборку документов  тратиться очень много времени, приходиться переворошить в ручную массу бумаги. Обычно документы в бумаге копируются, что приводит к дополнительным тратам на ксерокс и саму бумагу. Подготовка и согласование бумажных документов требует не малого времени.

Какие плюсы нам дает система электронного документооборота: Все подразделения предприятия работают слажено. Повышается эффективность работы с документами, к тому же в системе электроники работать проще. Повышается производительность труда, так как сотрудники тратят меньше времени на обработку, поиск и создание документов. Доступ к необходимой информации производится более оперативно. Кроме этого электроника позволит сделать разграничение доступа к информации всех сотрудников, что повышает безопасность предприятия. О том где получить и как настраивать автоматизацию документооборота читайте на inbase.com.ua.

Из всего вышесказанного можно сделать только один вывод  автоматизация системы документооборота на предприятии необходима, независимо от того какой тип и масштаб имеет организация. Хороший хозяин это поймет сразу же и сделает СЭД прямо сейчас.

Возникнет только вопрос  какую систему автоматизации выбрать, вот здесь мы вам расскажем, какие классы систем существуют:

 Система автоматизации делопроизводства и документооборота;

 Система управления архивными данными;

 Система СЭД управления документацией;

Каждая система имеет свои задачи и для того, что бы решить, что именно вам необходимо на производстве, заручитесь поддержкой грамотного программиста, который наладит вам все автоматизированные процессы и подберет нужную систему автоматизации. В этих вопросах нельзя довериться производителю, часто каждый производитель хвалит свои системы автоматизации, и может быть они действительно хороши, но не для вашего производства. Поэтому не торопитесь выкладывать свои кровные, а проработайте этот вопрос грамотно и всесторонне.